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segunda-feira, 04 de março de 2024

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Utilizando o método Kanban como ferramenta de gerenciamento de tarefas cotidianas

Em um mundo cada vez mais acelerado e competitivo, a eficiência no gerenciamento de tarefas se tornou uma necessidade. Seja no ambiente de trabalho ou nas tarefas cotidianas, a organização e a gestão eficaz do tempo são fundamentais. Nesse contexto, o método Kanban se destaca como uma ferramenta poderosa para o gerenciamento de tarefas. Neste contexto, este artigo tem como objetivo explorar as origens do Kanban, seu funcionamento, para quê é indicado e por fim apresentar uma lista de ferramentas online e mobile que possibilitam usar o método Kanban no dia a dia.
As origens do método Kanban remontam ao Japão da década de 40. O termo “Kanban” vem de duas palavras japonesas, “Kan” que significa placa, e “Ban” que significa quadro. O método foi criado por Taiichi Ōno que implementou os primeiros cartões Kanban como parte do sistema de Manufatura Enxuta (Lean Manufacturing) da Toyota. Este sistema foi desenvolvido para otimizar a eficiência da produção e reduzir o desperdício por meio da adoção de medidas simples.
Quanto ao seu funcionamento básico, o Kanban é um método de gerenciamento visual que busca controlar o fluxo de trabalho com o uso de ferramentas simples como cartões (post-its) e um quadro ou lousa. O método baseia-se em utilizar cartões de cores diferentes ou tamanhos diferentes para designar e especificar tarefas por prioridade ou tipo, por exemplo. Cada cartão representa uma tarefa específica a ser realizada dentro do processo de produção. O quadro, por sua vez, é dividido em uma série de partições que definem o status atual da tarefa em relação à sua execução. Uma das divisões mais utilizadas é bastante simples e consiste em dividir o quadro em três partições: “A fazer”, ” fazendo” e “feito”. Assim que uma tarefa é criada é posicionada na partição “a fazer” e vai migrando para as próximas partições conforme vai sendo executada. Ao final, quando uma tarefa é concluída o cartão correspondente é movido para a última partição no quadro, indicando que ela foi de fato realizada e não há mais nenhuma pendência em relação à esta tarefa. É importante ressaltar que a flexibilidade do método, permitindo que variações na forma como o quadro é dividido e como os cartões são categorizados podem ser realizadas de forma a adaptar da melhor forma o fluxo de trabalho do negócio gerenciado pelo método.
Por ser altamente adaptável à realidade de diferentes tipos de negócios, o Kanban tornou-se um método amplamente adotado por uma grande variedade de setores, cadeia produtiva que vai desde logística até o desenvolvimento de software, permitindo garantir maior controle sobre os processos de uma empresa, dado que ele permite que as equipes visualizem os fluxos de trabalho, identifiquem potenciais gargalos e otimizem a eficiência.
Além da possibilidade de gerenciamento utilizando quadro e cartões em ambiente real, existem ainda várias ferramentas online e mobile que possibilitam usar o método Kanban no dia a dia de modo virtual, seja para gerência de tarefas individuais ou coordenação de equipes. Aqui estão algumas delas:
1. Trello: Um dos softwares mais populares que oferece ferramentas Kanban para gerenciamento de projetos. O Trello permite que você organize suas tarefas em quadros, listas e cartões para que você possa priorizar seu trabalho de maneira mais eficaz.
2. Asana: Oferece uma variedade de recursos, incluindo a capacidade de criar e atribuir tarefas, definir prazos e muito mais.
3. Toggl Plan: Ferramenta que permite não apenas gerenciar tarefas individuais, mas também colaborativas.
4. KanbanFlow: Uma ferramenta online de mapeamento mental que permite criar programas, planos, tarefas e outros projetos.
5. YouTrack: Uma ferramenta de rastreamento de problemas e projeto ágil.
Destacam-se ainda as ferramentas ClickUp, MeisterTask, Zoho Projects, ZenHub, Kissflow Project, entre outras. Vale ressaltar que grande parte das ferramentas destacadas possuem algum custo de uso, embora ofereçam alguma gama de recursos em formato de licença shareware.
Por fim, destaca-se que o Kanban é uma ferramenta poderosa para o gerenciamento de tarefas que pode ser aplicada em uma variedade de contextos. Sua simplicidade visual e adaptabilidade o tornam uma escolha popular para muitos setores e com a ajuda das ferramentas online disponíveis, implementar o método Kanban em uma rotina de trabalho pode levar a melhorias significativas na eficiência e na produtividade. No entanto, como para qualquer ferramenta, o sucesso do Kanban depende de sua implementação correta e do comprometimento da equipe em seguir seus princípios. Portanto, é importante escolher a ferramenta que melhor se adapta ao contexto e às necessidades específicas e garantir que todos os membros da equipe estejam a comprometidos com o método.

Diogo Tavares da Silva
Curso de Sistemas
de Informação da
Faculdade Barretos

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